Distrugatoarele (TOCATOARELE) de documente sunt clasificate de Uniunea Europeana dupa standardul DIN 66399 (vezi detalii aici). in baza unor nivele de securitate clasificate de la 1 la 7, in raport cu tipul de secretizare a documentului, impartind astfel echipamentele de taiat in trei clase de protectie: “1” reprezintand cel mai mic grad de protectie si ‘3” nivel maxim, ajungand pana la infomatii de natura securitatii nationale.

Daca doresti sa te conformezi legilor pentru protectia datelor confidentiale sau pur si simplu vrei sa elimini din dezordinea generata de colile nefolosite sau vrei sa-ti protejezi datele personale sau ale business-ului tau, un distrugator de documente este alegerea ideala.  Avand in vedere noile prevederi europene GDPR legate de protectia datelor personale, nealinierea la normele de conformitate poate duce la amenzi costisitoare. Astfel, te sfatuim sa achizitionezi un distrugator de documente adecvat mediului tau de lucru. In alegerea distrugatorului potrivit trebuie sa tii cont de cativa factori cheie precum:  

1. Unde va fi folosit distrugatorul? 

Distrugatoarele pot fi folosite in toate mediile, atat la birou cat si acasa. Trebuie sa te gandesti la numarul de persoane care vor folosi distrugatorul si cat de multa hartie trebuie sa distruga in acelasi timp. Poti alege un distrugator pentru orice nevoie ai avea, el fiind de mai multe tipuri: strip-cut, cross-cut sau micro-cut, distrugatoare pentru acasa si birouri mici, distrugatoare pentru birouri mari sau distrugatoare cu nivel de securitate crescut pentru documente confidentiale. Distrugatoarele cu functia autofeed iti ofera functii automate de distrugere. 

2. Cat de frecvent va fi utilizat distrugatorul de documente? 

Alegerea distrugatorului se face in functie de cantitatea documentelor pe care doriti sa le distrugeti. Alegerea unui distrugator proiectat pentru utilizare redusa, va avea un impact negativ pentru activitatea departamentelor care au un volum mare de documente care trebuie distruse. Pauzele necesare pentru racire, viteza mica si volumul redus de documente care pot fi procesate, vor cauza pierderi de timp. Deci, este extrem de important sa alegi un distrugator de documente adecvat necesitatilor tale. 



Firmele mici sau persoanele care lucreaza de acasa, pot alege un distrugator cu o capacitate de distrugere de 200-400 coli pe zi. Distrugatoarele din aceasta gama au nevoie de pauze lungi pentru racire si sunt in general lente, fiind proiectate pentru un raport performanta/pret atragator. 

Pentru firmele medii, un distrugator cu o capacitate de pana in 2000 coli pe zi, este indeajuns. Acesta va avea nevoie de pauze reduse pentru racire, asigurand o activitate constanta cu perioade minime de inactivitate. 

Distrugatoarele care pot functiona fara intreruperi sunt ideale pentru companiile cu departamente mari, ce proceseaza un volum nelimitat de documente. Aceste distrugatoare, asigura o activitate continua, pot procesa volume mari de documente si beneficiaza de un cos de depozitare al deseurilor incapator. 

3. Ce capacitate de taiere are distrugatorul potrivit? 

In functie de capacitatea de taiere, puteti alege intre distrugatoarele care proceseaza intre 1-10 coli, 11-20 coli sau peste 20 de coli. O categorie aparte este formata din distrugatoarele automate, pentru care nu este necesara prezenta unei persoane care sa introduca documentele in distrugator. Utilizatorul va plasa documentele in locul special, distrugatorul fiind alimentat automat, pana la golirea locului respectiv. 

4. Ce altceva mai poate procesa un distrugator inafara de hartie? 

Un numar semnificativ de distrugatoare, pot distruge pe langa hartie si alte tipuri de medii pe care este stocata informatia. De exemplu, informatia prezenta pe un CD sau DVD, carduri bancare, toate acestea trebuie distruse pentru a securiza informatia. Un distrugator care poate procesa si aceste medii de stocare, este de dorit. Totodata, sunt de luat in evidenta si distrugatoarele care pot procesa agrafele si capsele, scurtand timpul dumneavoastra de lucru.  

5. Ce alte dotari ale distrugatorului constituie un avantaj? 

  • Pornirea automata: distrugatorul va porni automat daca detecteaza prezenta unei coli de hartie in fanta de procesare. 
  • Oprirea automata: distrugatorul se va opri automat, daca va detecta prezenta unui volum de hartie peste capacitatea sa de procesare. 
  • Stand-by: pentru a conserva energia, distrugatorul trece automat in stand-by. 
  • Functie "inapoi" care permite retragerea documentului, daca este detectat un blocaj al hartiei. 
  • Functie "safe-stop": distrugatorul se opreste automat daca s-a prins un anumit lucru in fanta de alimentare. 
  • Protectie la incalzire: protejeaza distrugatorul impotriva supraincalzirii 
  • Senzor "cos plin": avertizeaza utilizatorul ca este necesara golirea cosului in  care sunt colectate deseurile. 

6. Cum intretinem distrugatorul de documente?  

Ca orice echipament de birou si distrugatoarele de documente trebuie intretinute, cea mai buna operatiune pentru longevitatea aparatului fiind aceea de lubrifiere a cutitelor de taiere.Tot ce ai de facut este sa te asiguri ca exista suficient ulei in rezervorul dedicat acestei operatiuni in cazul in care un distrugator face automat acest lucru, daca nu, trebuie introdusa o coala de hartie unsa cu ulei prin fanta distrugatorului. 

7. Garantia produsului 

In momentul in care va decideti sa achizitionati un distrugator pentru documente, va rugam sa analizati si sa stabiliti clar care va sunt necesitatile reale legate de urmatoarele aspecte:

  • Doriti sa tocati si foi prinse cu capsa ?
  • Capacitate maxima de foi tocate simultan
  • Functionare continua versus timp stationare pentru racire. (spre ex:  10 min. functionare vs. 40 minute racire, sau functionare contiuna),


Va rugam sa observati ca fiecare grupa de distrugatoare are anumite caracteristici vis-a-vis de punctele antementionate, pretul acestora este direct proportional cu aceste marimi. Tentatia primara este de a face alegerea dupa pret si nu dupa necesitati, ceea ce se va repercuta in uzarea accelerata sau deteriorarea echipamentelui in cazul nefolosirii conform cu caracteristicile acestuia. Un volum mai mare de lucru sau grad de automatizare mai ridicat, presupune implicit un echipament mai scump, mai profesional.  Atunci cand folositi distrugatorul de documente si introduceti hartia, cu sau fara capse, fie ati introdus mai multa hartie decat era permis, fie ati luat unul de capacitatea prea mica,  trebuie sa stiti ca piesele de schimb nu au garantie.

De asemenea, inainte de a utiliza orice distrugator de documente este necesar sa cititi manualul de utilizare corecta al acestuia. Garantia de fabricatie nu se refera la niciun producator la elementele consumabile, acesta uzandu-se mai rapid in cazul folosirii necorespunzatoare. (alege si cumpara de aici tocatorul de hartie)